Chat with us, powered by LiveChat

So erledigen Kanzleimitarbeiter Aufgaben zuverlässiger

Mit seinem Bestseller “Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World” hat Softwareentwickler und Unternehmer Brian J. Robertson im Jahr 2015 für eine Revolution in Firmen rund um die Welt gesorgt. Seine Neuordnung des Hierarchiensystems ist besonders für kleine und mittelgroße Kanzleien ein Gewinn. In einer Anwaltskanzlei lässt sich die Verantwortungs- und Aufgabenlast über die Implementierung der neuen Struktur besser verteilen. So funktioniert Holacracy:

Wenn Organisation an den Mitarbeitern scheitert

Der Aufbau von Hierarchien schadet der Kompetenz und dem Verantwortungsbewusstsein von Mitarbeitern und schränkt Kanzleien in ihrem Potential ein. Auf diesem Prinzip beruht die Idee einer Holacracy, eines Systems, in dem die einzelnen Arbeitseinheiten nicht ausschließlich gesteuert, sondern autonom funktionieren und auf Abruf Weisungen folgen. Robertson vertraut darauf, dass sich Gruppen selbst organisieren, wenn man sie lässt und die Sozialpsychologie gibt ihm Recht. Auch aus einer Gruppe absolut gleichgestellter Individuen kristallisiert sich immer eine Person heraus, die die Leitung übernimmt, gewollt oder ungewollt. In Kanzleien dagegen wird diese Rolle künstlich an das Kanzleimanagement, bzw. an die Vollpartner übertragen.

Die in Holacracy geschilderten Probleme sind jedem Büro und jeder Anwaltskanzlei bestens bekannt. So berichtet beispielsweise David Allen im Vorwort über die Unfähigkeit seiner Mitarbeiter, die Rolle des CEO für eine Projektdauer zu übernehmen. Nicht nur er selbst fühlt sich dabei unwohl, diese Rolle zu übertragen, er ahnt auch, dass die Mitarbeiter sich dafür nicht qualifiziert fühlen werden. Wenn jeder stets nur die Bestandteile seiner Arbeit kennenlernt und die Aufgaben der anderen nicht als wichtig wahrnimmt, ist das Übernehmen selbiger innerhalb der Anwaltskanzlei auch für eine bestimmte Zeit nicht möglich.

Das bedeutet der Begriff Holacracy

Das System der Personalführung über das holakratische Modell wurde von Brian J. Robertson in seinem damaligen Unternehmen Ternary Software entwickelt und getestet. Die Theorie dahinter sah vor, allen Mitarbeitern die gleiche Verfügungsgewalt zu übertragen und zu beobachten, wie sich die neue Verantwortung auf die Produktivität auswirkt. Wenn die ehemals eingeschränkte Sekretärin oder Verwaltungsmitarbeiterin nicht mehr für jede Buchung und jeden Rückruf eine Genehmigung benötigt, sind die Mandanten dann zufriedener mit dem Sofortservice? Und was wenn die Kanzleiführung doch einmal große Entscheidungen treffen muss? Lässt sich in diesem Fall mit den nicht hierarisch gestaffelten Mitarbeitern verhandeln?

Der Begriff für diese Art der Personalführung wurde durch Arthur Koestlers Buch “The Ghost in the Machine” von 1967 geprägt. Die Einheiten in diesem Buch werden als holon bezeichnet, eine autonome, selbstverwaltende Einheit, die sich jederzeit zu einem Schwarm formieren und dann gemeinsam als ein Körper agieren kann. Ein gesundes Unternehmen gleicht diesem Körper, der Vitalfunktionen wie Rechnungsstellung, Verwaltung und Support autonom bewältigt. Doch auch der Kopf der Anwaltskanzlei ist letztlich nur ein Körperteil, das auf die anderen angewiesen ist.

So nutzen Kanzleien heute holakratische Ideen

Holacracy wird seit der ersten Testläufe in kleinen Kanzleien strategisch angewandt. Bereits die Erwähnung der Umstrukturierung in der Personalführung macht Mitarbeitern häufig Sorgen. Doch genau hier setzt Holacracy an. Sie will die klassische Personalführung nicht ersetzen, sondern um den wichtigen Faktor der Autonomie ergänzen. Um fachlich versierte Mitarbeiter zu selbstbewussten Organisatoren und Entscheidern weiterzubilden, sind Führungskurse und das Angebot zum Ausbau von Kenntnissen in anderen Betriebsbereichen unerlässlich. Mitarbeiter erhalten in einer “Holakratie” eine klare Rolle aus Zweck, Zuständigkeit und Rechenschaftspflicht zugewiesen. Diese Rolle ersetzt ihren bisherigen Stand in der Kanzlei und ist oft klarer definiert. “Sie sind jetzt für die Organisation der Terminplanung und Mandantenkommunikation zuständig”, bedeutet beispielsweise eine höhere Verantwortung, als vage für diesen Bereich eingestellt worden zu sein, aber zu wissen, im Zweifelsfalle hält der Vorgesetzte seinen Kopf dafür hin, wenn er Termine verpasst. Statt Abteilungen werden Kreise eingerichtet, in denen jede Rolle die anderen stützt. Diese Kreise organisieren sich weitestgehend selbst.

Zur Anwendung kommen die Stärken des Holacracy Systems gegenüber der klassischen Personalführung immer dann, wenn schnell eine Entscheidung getroffen werden soll. Selbstbewusste Mitarbeiter werden die Aufgaben in ihrer Rolle erledigen oder selbstständig delegieren. Insgesamt regelt diese Personalführung innerhalb der Kanzlei dann auch Spannungen, die durch die vorherige Hierarchie überanstrengt wurden.

Die bessere Anwaltskanzlei dank neuer Personalführung

Mandanten bemerken den Unterschied zwischen klassischer Personalführung und Holacracy bereits bei der nächsten Kommunikation. Eine Anwaltskanzlei, in der jeder seine Aufgaben selbst verwaltet und bearbeitet, ist effizienter. Innerhalb der Anwaltskanzlei verschieben sich die Befugnisse. Alle Mitarbeiter nehmen ihre Zuständigkeitsbereiche etwas ernster als zuvor. Sie sind nun für eine konkrete Aufgabe in der Anwaltskanzlei persönlich verantwortlich – und das eben auch sich selbst gegenüber. Ist das System erst einmal implementiert, steigert sich die Produktivität langsam. Die Kreise stützen sich gegenseitig und in der Kanzleiführung entsteht ein Vakuum, das sich mit dem Generieren neuer Mandate und Beschäftigung mit wichtigen, persönlich zu bearbeitenden Fällen füllt.

Ein großer Vorteil von Robertsons Idee der Personalführung ist der einfache Aufbau der Holacracy. Haben die Mitarbeiter ihre Zustimmung zur Auflösung der Hierarchien gegeben, ist der Weg frei für ein Zukunftssystem, das Freiheiten lässt und die Anwaltskanzlei von innen heraus stärkt. Das eigene Team wird zu Experten, die immer eher bereit sind, anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen. Der respektvoll offene Umgang der ehemaligen Führung mit Mitarbeitern, externen Angestellten und Dienstleistern überträgt sich auf das Gesamtklima. Alle Seiten profitieren.

Schwierigkeitsgrad