Chat with us, powered by LiveChat

Kategorie Archiv: KMC Blog

So erledigen Kanzleimitarbeiter Aufgaben zuverlässiger

Mit seinem Bestseller “Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World” hat Softwareentwickler und Unternehmer Brian J. Robertson im Jahr 2015 für eine Revolution in Firmen rund um die Welt gesorgt. Seine Neuordnung des Hierarchiensystems ist besonders für kleine und mittelgroße Kanzleien ein Gewinn. In einer Anwaltskanzlei lässt sich die Verantwortungs- und Aufgabenlast über die Implementierung der neuen Struktur besser verteilen. So funktioniert Holacracy:

Wenn Organisation an den Mitarbeitern scheitert

Der Aufbau von Hierarchien schadet der Kompetenz und dem Verantwortungsbewusstsein von Mitarbeitern und schränkt Kanzleien in ihrem Potential ein. Auf diesem Prinzip beruht die Idee einer Holacracy, eines Systems, in dem die einzelnen Arbeitseinheiten nicht ausschließlich gesteuert, sondern autonom funktionieren und auf Abruf Weisungen folgen. Robertson vertraut darauf, dass sich Gruppen selbst organisieren, wenn man sie lässt und die Sozialpsychologie gibt ihm Recht. Auch aus einer Gruppe absolut gleichgestellter Individuen kristallisiert sich immer eine Person heraus, die die Leitung übernimmt, gewollt oder ungewollt. In Kanzleien dagegen wird diese Rolle künstlich an das Kanzleimanagement, bzw. an die Vollpartner übertragen.

Die in Holacracy geschilderten Probleme sind jedem Büro und jeder Anwaltskanzlei bestens bekannt. So berichtet beispielsweise David Allen im Vorwort über die Unfähigkeit seiner Mitarbeiter, die Rolle des CEO für eine Projektdauer zu übernehmen. Nicht nur er selbst fühlt sich dabei unwohl, diese Rolle zu übertragen, er ahnt auch, dass die Mitarbeiter sich dafür nicht qualifiziert fühlen werden. Wenn jeder stets nur die Bestandteile seiner Arbeit kennenlernt und die Aufgaben der anderen nicht als wichtig wahrnimmt, ist das Übernehmen selbiger innerhalb der Anwaltskanzlei auch für eine bestimmte Zeit nicht möglich.

Das bedeutet der Begriff Holacracy

Das System der Personalführung über das holakratische Modell wurde von Brian J. Robertson in seinem damaligen Unternehmen Ternary Software entwickelt und getestet. Die Theorie dahinter sah vor, allen Mitarbeitern die gleiche Verfügungsgewalt zu übertragen und zu beobachten, wie sich die neue Verantwortung auf die Produktivität auswirkt. Wenn die ehemals eingeschränkte Sekretärin oder Verwaltungsmitarbeiterin nicht mehr für jede Buchung und jeden Rückruf eine Genehmigung benötigt, sind die Mandanten dann zufriedener mit dem Sofortservice? Und was wenn die Kanzleiführung doch einmal große Entscheidungen treffen muss? Lässt sich in diesem Fall mit den nicht hierarisch gestaffelten Mitarbeitern verhandeln?

Der Begriff für diese Art der Personalführung wurde durch Arthur Koestlers Buch “The Ghost in the Machine” von 1967 geprägt. Die Einheiten in diesem Buch werden als holon bezeichnet, eine autonome, selbstverwaltende Einheit, die sich jederzeit zu einem Schwarm formieren und dann gemeinsam als ein Körper agieren kann. Ein gesundes Unternehmen gleicht diesem Körper, der Vitalfunktionen wie Rechnungsstellung, Verwaltung und Support autonom bewältigt. Doch auch der Kopf der Anwaltskanzlei ist letztlich nur ein Körperteil, das auf die anderen angewiesen ist.

So nutzen Kanzleien heute holakratische Ideen

Holacracy wird seit der ersten Testläufe in kleinen Kanzleien strategisch angewandt. Bereits die Erwähnung der Umstrukturierung in der Personalführung macht Mitarbeitern häufig Sorgen. Doch genau hier setzt Holacracy an. Sie will die klassische Personalführung nicht ersetzen, sondern um den wichtigen Faktor der Autonomie ergänzen. Um fachlich versierte Mitarbeiter zu selbstbewussten Organisatoren und Entscheidern weiterzubilden, sind Führungskurse und das Angebot zum Ausbau von Kenntnissen in anderen Betriebsbereichen unerlässlich. Mitarbeiter erhalten in einer “Holakratie” eine klare Rolle aus Zweck, Zuständigkeit und Rechenschaftspflicht zugewiesen. Diese Rolle ersetzt ihren bisherigen Stand in der Kanzlei und ist oft klarer definiert. “Sie sind jetzt für die Organisation der Terminplanung und Mandantenkommunikation zuständig”, bedeutet beispielsweise eine höhere Verantwortung, als vage für diesen Bereich eingestellt worden zu sein, aber zu wissen, im Zweifelsfalle hält der Vorgesetzte seinen Kopf dafür hin, wenn er Termine verpasst. Statt Abteilungen werden Kreise eingerichtet, in denen jede Rolle die anderen stützt. Diese Kreise organisieren sich weitestgehend selbst.

Zur Anwendung kommen die Stärken des Holacracy Systems gegenüber der klassischen Personalführung immer dann, wenn schnell eine Entscheidung getroffen werden soll. Selbstbewusste Mitarbeiter werden die Aufgaben in ihrer Rolle erledigen oder selbstständig delegieren. Insgesamt regelt diese Personalführung innerhalb der Kanzlei dann auch Spannungen, die durch die vorherige Hierarchie überanstrengt wurden.

Die bessere Anwaltskanzlei dank neuer Personalführung

Mandanten bemerken den Unterschied zwischen klassischer Personalführung und Holacracy bereits bei der nächsten Kommunikation. Eine Anwaltskanzlei, in der jeder seine Aufgaben selbst verwaltet und bearbeitet, ist effizienter. Innerhalb der Anwaltskanzlei verschieben sich die Befugnisse. Alle Mitarbeiter nehmen ihre Zuständigkeitsbereiche etwas ernster als zuvor. Sie sind nun für eine konkrete Aufgabe in der Anwaltskanzlei persönlich verantwortlich – und das eben auch sich selbst gegenüber. Ist das System erst einmal implementiert, steigert sich die Produktivität langsam. Die Kreise stützen sich gegenseitig und in der Kanzleiführung entsteht ein Vakuum, das sich mit dem Generieren neuer Mandate und Beschäftigung mit wichtigen, persönlich zu bearbeitenden Fällen füllt.

Ein großer Vorteil von Robertsons Idee der Personalführung ist der einfache Aufbau der Holacracy. Haben die Mitarbeiter ihre Zustimmung zur Auflösung der Hierarchien gegeben, ist der Weg frei für ein Zukunftssystem, das Freiheiten lässt und die Anwaltskanzlei von innen heraus stärkt. Das eigene Team wird zu Experten, die immer eher bereit sind, anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen. Der respektvoll offene Umgang der ehemaligen Führung mit Mitarbeitern, externen Angestellten und Dienstleistern überträgt sich auf das Gesamtklima. Alle Seiten profitieren.

Schwierigkeitsgrad

KMC produziert Werbefilm

Werbefilm sorgt für Erheiterung

Er ist fertig, der neue Werbefilm des Kanzleimarketing Clubs. Der Testsieger in einer Kundenumfrage bestach durch seinen Charme und die gute Laune, die er versprüht. Er verkörpere die Arbeitsweise der Club-Berater, stets gut gelaunt und immer einen ice-braker in der Tasche, so einer der Befragten Juristen.

Was denken Sie darüber? Sagen Sie es uns gerne im Chat, rechts unten!

Vimeo

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von Vimeo.
Mehr erfahren

Video laden

High Potentials – So gewinnen Sie die begehrten Mitarbeiter

High Potentials – So gewinnen Sie die begehrten Mitarbeiter

Es gibt sie! Die heißbegehrten Fachkräfte, die Supertalente der Arbeitswelt. Sie aufzuspüren und anzustellen, kann ganz schön anstrengend sein und erfordert eine Ideale Umgebung. Wer High Potentials im Team hat, kann sich glücklich schätzen. Aber wie bekommt man sie?

WAS SIND HIGH POTENTIALS?

High Potentials sind sehr wertvoll für jede Kanzlei, denn sie bringen spezialisiertes Fachwissen, neue Ideen, leisten oft zwei bis drei mal so viel, wie andere Mitarbeiter und verkörpern den Kanzlei-Spirit. Sie brennen für ihren Job und stecken damit Mitarbeiter und Mandanten gleichermaßen an.

High Potentials sind die Verkörperung der modernen Arbeitswelt. Sie arbeiten gerne, aber zu ihren Bedingungen. Charakterlich erfüllen sie alle Voraussetzungen, um selbst Unternehmer zu sein. Hin und wieder entscheiden sich Manche von ihnen aber für das Angestelltenverhältnis. Das sind die golden nuggets, die es zu finden gilt.

 

Was macht High Potentials so besonders?

Die wesentlichsten Eigenschaften eines High Potential sind, dass er für den Job lebt, sich dabei aber nicht aufopfert, sondern mit innerer Flamme an Aufgaben herangeht und damit auch seine Kollegen ansteckt. Ist ein High Potential fertig mit seiner Arbeit, brennen alle Mitarbeiter für die Kanzlei und geben alles. In Folge hat die Kanzlei einen deutlichen Wettbewerbsvorteil, glückliche Mandanten und Mitarbeiter, kaum Fehlzeiten und ein freundschaftliches, aber respektvolles Arbeitsumfeld. Aber es geht noch weiter! Kanzleien, die an die Spitze Ihres Fachgebietes kommen wollen, werden dies ohne High Potentials im Team nur sehr schwer schaffen.

Es hat einen Grund, warum sich Kunden von Harley Davidson das Firmenlogo tätowieren lassen und die Deutsche Telekom weniger Fans auf facebook hat, als Mitarbeiter. High Potentials gelingt es, genau so ein Gefühl der Verbundenheit in den Kanzleimitarbeitern, aber auch in den Mandanten zu erzeugen. Diese Verbundenheit dient einer Image-Kampagne als Kern und ist damit der Grundstein für dessen Erfolg.

Als wichtigste Basis, um einen High Potential beschäftigen zu können, gilt das Arbeitsumfeld. Da sich High Potentials frei aussuchen können wo sie arbeiten, brauchen sie besondere Anreize. Wer hier mit Geld winkt, irrt. Zwar verdienen High Potentials überdurchschnittlich, Geld spielt für sie meist aber eine untergeordnete Rolle. Höhere Priorität haben hier Möglichkeiten zur Weiterbildung, Reisen und Teilnahme an Events, sowie die Option den Arbeitsort und die Arbeitszeit frei zu bestimmen.

Was High Potentials so attraktiv und begeht macht ist nicht alleine ihre Produktivität. High Potentials lassen sich nicht in Zeit oder Geld bewerten und deshalb auch nicht direkt mit anderen Mitarbeitern vergleichen. Sie sind nicht unbedingt gute Rennpferde. Vielmehr sind sie Veranstalter des Rennens.

 
Wie gewinnt man high potentials für sein team?

Wer High Potentials anlocken will, darf keine Mühen scheuen! Um diese Personen anzuziehen, muss man verstehen, was diese wollen und genau das bieten.

Wer einen High Potential einstellen möchte, muss folglich auch andere Wege im Recruitment gehen. Die Suche ist nicht einfach und die Herangehensweisen teilweise skurril. So wurden schon Kanzleien aufgekauft, um an die High Potentials heranzukommen.

Neue Wege im Recruitment zu gehen bedeutet auch, dass sich die Kanzlei beim High Potential bewirbt und nicht anders herum. Wer hier nicht schnell genug agiert, verpasst die Chance, die ein Mitbewerber genutzt hat.

Auch sollte das Recruitment von High Potentials aus einem simplen Grund Chefsache sein. Paradox, aber wahr: High Potentials würden mit ihrer Bewerbung an jeder gründlichen Personalabteilung scheitern, aber von jedem Kanzleichef eingestellt werden.

Das liegt zum Einen an klaren Vorgaben, den die Personalabteilung folgt. Auf Kriterien wie Schulabschluss, Studienfach, Abschlusszeugnis oder Promotion zu achten mag gängige Praxis sein, birgt aber die Gefahr ein golden nugget zu übersehen. So gibt es neben den erstklassigen Absolventen auch High Potentials, die einen geringen oder gar keinen Schulabschluss haben und andere Wege gegangen sind.

Zum Anderen liegt es daran, dass A-Mitarbeiter, A-Mitarbeiter rekrutieren. Jedoch niemals ein B-Mitarbeiter einen A-Mitarbeiter rekrutieren kann.

 
DIE UNTERSCHIEDE ZWISCHEN MITARBEITERN 

Kurz zum Verständnis (nach dem Modell von Jörg Knoblauch):

A-Mitarbeiter sind Menschen, die ihren Job und ihr Leben mögen, andere Menschen fordern und fördern und neben ihrer guten Arbeit auch noch ein ideales Arbeitsumfeld schaffen. Menschen, die brennen und mit diesem Feuer Ideen und Visionen nach vorne bringen.

B-Mitarbeiter sind Menschen, die einfach ihren Job machen. Häufig Dienst nach Vorschrift. Menschen, die sich die ganze Woche lang auf Freitag Mittag freuen und froh sind, wenn alles ist, wie es ist und ihnen keiner in die Quere kommt.

C-Mitarbeiter sind Menschen, die ihren Job gut machen wollen, aber gegenteiliges erreichen. Sie zerstören ihr Umfeld oft auch unbewusst. So sind sie häufig negativ und ziehen ihre Mitmenschen herunter. Ob durch unnötige Arbeit, Ausübung von Macht, oder blockieren von Arbeitsabläufen. Im Besten Fall ist ein C-Mitarbeiter nur ein Low-Performer, hat viele Fehlzeiten und geringe Motivation.

Ein High Potential ist also ein A-Mitarbeiter, der breites, fachübergreifendes Know How mitbringt, über alle wichtigen Social-Skills verfügt und sich ständig weiterentwickeln möchte.

Kanzleien, mit überwiegend B-Mitarbeitern haben es in aller Regel schwer einen High Potential einzustellen, bzw. zu halten. Ein einziger C-Mitarbeiter verhindert diese Möglichkeit vollständig.

Nach einer Gallup-Studie im Jahre 2018 machen 71% Dienst nach Vorschrift, sind also B-Mitarbeiter, 14% sind nur körperlich anwesend und 15% sind motiviert und fühlen sich richtig wohl.

Gewinnt eine Kanzlei einen High Potential, verwandelt sie sich damit zu einem Arbeitsplatz, an dem Jeder arbeiten möchte. Geeignete Mitarbeiter und genügend Mandanten werden die Folge sein.

 

Gerne unterstütz Sie der Kanzleimarketing Club dabei, die optimale Grundlage in Ihrer Kanzlei zu schaffen, um High Potentials anzuziehen und zu halten.

Schwierigkeitsgrad